PENGURUSAN KEWANGAN DI SEKOLAH MENENGAH HARIAN BIASA YANG BERTARAF PTj

Sekolah ialah institusi awam yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan program pendidikan negara berlandaskan dasar dan falsafah yang telah ditetapkan.  Pembiayaan pendidikan di Malaysia adalah tanggungjawab kerajaan pusat melalui Kementerian Pelajaran Malaysia.  Pada peringkat mikro (sekolah), kerajaan pusat menyalurkan peruntukan tahunan melalui Jabatan Pelajaran Negeri ataupun melalui Ketua Bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia.  Bagi sekolah-sekolah menengah harian biasa di Sabah yang bertaraf  Pusat Tanggungjawab (PTj), peruntukan diterima daripada Jabatan Pelajaran Negeri selaku ketua PTj.

Pengurusan kewangan organisasi seperti sekolah adalah proses penggunaan wang secara optimum supaya organisasi itu dapat mencapai objektif pedidikan yang ditetapkan.  Bagi memastikan objektif ini tercapai pengurus kewangan perlu  mematuhi peraturan dan arahan pengurusan kewangan melalui ’Buku Panduan Perakaunan Kewangan Sekolah” atau surat-surat pekeliling kewangan.  Namun, pengurusan kewangan yang cekap bukannya bermakna penjimatan tetapi lebih kepada pengurusan kewangan yang memberikan pulangan pendidikan terbaik.  Menurut Zaidatol Akmaliah (2000), pengetua selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab  penuh bagi merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan kewangan di sekolah dilakukan dengan cekap dan berkesan.

SEKOLAH MENENGAH HARIAN BIASA BERTARAF PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTj)

Pemberian taraf PTj kepada sekolah yang mengurus wang dengan cekap dan cemerlang, adalah salah satu usaha pen­strukturan semula Kementerian Pelajaran. Dalam hasrat mencapai pendidikan yang cekap dan berkualiti, Kementerian Pelajaran memperkemas dan melicinkan pentadbirannya dengan mem­benarkan keputusan dibuat pada peringkat  sekolah.

Pengurusan sekolah yang cekap dan berkesan diperlukan bagi menjamin pembelajaran dan kos efektif. Konsep 'pengurus mengurus' adalah konsep pengurusan kewangan sekolah yang diberi taraf PTj, yang memberi fokus kepada pengurusan yang berpengetahuan, bertanggungjawab, komited, kecacatan sifar (Zero Defect), integriti, bermoral dan beretika.

Sejajar dengan itu, Kementerian Pelajaran meneruskan usaha menurunkan kuasa kepada sekolah-sekolah daripada segi mengurus kewangan dan menyelenggara projek dengan memberi status sebagai PTj kepada sekolah-sekolah yang layak.  Kamaruddin Kachar (1989) mengatakan bahawa fungsi kewangan sekolah adalah bagi memberi kuasa kepada sekolah bebas membuat perbelanjaan. Perbelanjaan itu perlu sesuai mengikut keutamaan dan ke­pentingan, serta mengikut garis panduan dan peruntukan undang-­undang yang ada.  Perbelanjaan yang berkesan dan penggunaan wang dilakukan secara optimum memberi jaminan bahawa sekolah akan mendapat faedah.

Taraf  PTj diberikan kepada sekolah-sekolah yang mempunyai pengurusan kewangan sekolah yang cemerlang selama tiga tahun berturut-turut. Pengurusan kewangan sekolah yang cemerlang ber­maksud sekolah mempunyai pengurusan kewangan sekolah yang baik, tiada teguran audit dan tiada audit bersyarat.

Pemberian taraf PTj ini adalah penghargaan kepada pengurusan. Secara tersiratnya, sekolah yang diberi taraf PTj, meningkat imejnya daripada segi pengurusan berkualiti dan menjadi motivasi kepada sekolah-­sekolah lain supaya mengikut jejak yang sama.

Dengan pemberian taraf ini, agihan peruntukan dapat disalurkan terus kepada 'pelanggan terakhir' dan konsep 'pengurus mengurus' memberi kuasa kepada peringkat terakhir (sekolah).  Dalam hal ini pengetua sebagai pengurus mengurus dan mengawal sendiri kewangannya.  Projek rintis sudah pun di­jalankan di tiga puluh (30) buah sekolah pada tabun 2000 dan didapati berjaya meningkatkan prestasi pengurusan kewangan dan penyelenggaraan projek kecil sekolah.  Pada tahun 2001 pemberian taraf ini diperluaskan kepada 2000 buah sekolah dan akan dilaksanakan seterusnya ke seluruh sekolah di Malaysia secara berperingkat-peringkat.

 

TUJUAN PEMBERIAN TARAF PTj

Tujuan sekolah diberi taraf PTj oleh Kementerian Pelajaran supaya:

1. Penyediaan anggaran belanja mengurus (ABM) yang lebih cepat dan tepat dapat dilakukan.

2. Pihak sekolah dapat berbelanja mengikut keperluan sebenar berdasarkan prosedur kewangan dan

     peruntukan yang di­luluskan.

3. Mempercepatkan proses membeli dan membayar.

Kementerian Pelajaran berkehendakkan semua sekolah mem­punyai sistem kewangan dan perakaunan yang betul, kemas dan teratur bagi memastikan peruntukan dan pungutan kewangan dibelanjakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Pengurusan kewangan sekolah menuntut kepada akauntabiliti, sistematik dan tersusun. Oleh itu, tugas pengurusan perakaunan dan kewangan yang perlu dilaksanakan dengan sempurna mengikut segala arahan, prosedur, pekeliling, akta dan undang-undang negara yang berkaitan dengannya, sebagaimana yang ditetapkan oleh Kerajaan Malaysia khususnya Kementerian Pelajaran, terletak di bahu pengetua.

PERANAN PTj

PTj berperanan mengawal dan mengurus kewangan yang disalurkan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab.  Pihak sekolah diberi tanggungjawab sepenuhnya dalam urusan menyedia­kan anggaran belanjawan mengurus tahunan, perbelanjaan dan pembayaran mengikut peruntukan yang diluluskan dan mengikut prosedur yang ditetapkan, menyimpan rekod dan dokumen kewangan, bertanggungjawab dalam semua aktiviti kewangan dan perakaunan sekolah dan bertanggungjawab  ke atas audit.

PERUNTUKAN KERAJAAN

Peruntukan kerajaan kepada sekolah-sekolah bertaraf PTj berbentuk waran manakala sekolah-sekolah bukan bertaraf PTj menerima peruntukan berbentuk geran. Pemberian peruntukan kerajaan kepada sekolah-sekolah adalah berdasarkan bantuan per kapita (Per Capita Grant - PCG) yang terbahagi kepada mengikut mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.  Mata pelajaran yang dimaksudkan termasuklah yang teras, wajib, tambahan ataupun bahasa asing dan elektif; manakala PCG bukan mata pelajaran termasuklah seperti peruntukan kepada pusat sumber sekolah, bimbingan dan kaunseling, lain perbelanjaan berulang tahun (LPBT), lain perbelanjaan khas (LPK) sekolah dan LPBT serta LPK asrama.  Bilangan pelajar yang berdaftar di sekolah pada bulan Oktober pada tahun semasa digunakan bagi menentukan amaun peruntukan yang akan diterima oleh pihak sekolah pada tahun berikutnya.

Di samping menerima peruntukan yang besar daripada kerajaan, sekolah juga turut menerima sumbangan wang daripada pelbagai sumber lain. Misalnya daripada yuran pelajar dan sumbangan komuniti setempat.

JENIS PERUNTUKAN

Terdapat dua jenis peruntukan yang diberi oleh Kementerian Pelajaran kepada sekolah-sekolah yang diberi taraf PTj, iaitu:

1. Peruntukan mentadbir sekolah seperti bantuan per kapita (PCG) dalam bentuk mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.

2. Bantuan peruntukan kerajaan berbentuk waran yang meliputi pemberian gaji dan emolumen, elaun perjalanan dan pengangkutan guru-guru dan kakitangan, gaji guru ganti, gaji guru POL (pupils’ own language), pengangkutan murid, LPBT/LPK, KWSP dan perbelanjaan bagi penyelenggaraan sekolah.

GARIS PANDUAN KEWANGAN SEKOLAH

Pentadbiran harta dan kewangan sekolah adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di bawah  Akta Pelajaran 1961 dan Accounts & Audit Rules 1962.  Di bawah peruntukan ini, pihak sekolah dikehendaki menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengan sempurna dan tepat.  Penyata Kewangan Tahunan berkenaaan tahun kewangan yang baru berlalu perlu dikemukakan kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun.

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN PTj

JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

Terdapat tiga jenis kumpulan wang sekolah yang perlu diurus oleh pengetua iaitu Kumpulan Wang Kerajaan, Wang SUWA dan bantuan melalui waran peruntukan kecil.  Kumpulan Wang Ke­rajaan Pemberian Bantuan Pelajaran ini juga dikenali sebagai Pemberian Bantuan Per Kapita.  Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan, 1994 dan Surat Pekeliling Kementerian Pendidikan Bil. 1573/17/jilid 10 (39) bertarikh 11 Januari 1995 menjelaskan bahawa pemberian bantuan pelajaran adalah sejumlah wang daripada peruntukan belanja mengurus Kementerian Pendidikan yang diperuntukkan kepada pihak sekolah bagi membiayai perbelanjaan pengurusan Sekolah Bantuan Penuh dan Sekolah Bantuan Modal.  Pemberian Bantuan Pelajaran ini bertujuan memastikan aktiviti pendidikan yang terdapat di sekolah-sekolah dapat mencapai tujuan dan seterusnya dapat memenuhi matlamat Kementerian Pelajaran.

Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan dan Surat Pe­keliling Kementerian Pendidikan bilangan yang sama menyatakan bahawa LPBT/LPK adalah bantuan yang diberikan oleh kerajaan bagi membiayai perbelanjaan pengurusan sekolah.  Bantuan ini juga dikategorikan sebagai jenis bantuan bukan mata pelajaran dan digunakan bagi kumpulan sasar iaitu sekolah dan murid.  Kadar bantuan bagi setiap sekolah menengah adalah mengikut jumlah murid yang ada di setiap sekolah.  Bantuan LPBT/LPK dihadkan kepada perbelanjaan:

• Pengangkutan murid

• Pengangkutan bararig-barang

• Bayaran telefon, setem, elektrik dan air

• Perkhidmatan percetakan

• Bekalan ubat dan bahan-bahan bakar seperti minyak kenderaan ataupun jentera

• Pembaikan kecil bangunan

• Penyelenggaraan perabot dan pejabat

• Pembelian buku rujukan guru

• Perbelanjaan untuk keceriaan sekolah

• dan perbelanjaan lain yang diluluskan oleh Pengarah Pendidikan Negeri bagi sekolah-sekolah menengah.

Setiap jenis kumpulan wang itu mempunyai akaun sendiri. 

BAYARAN

Bayaran pula ialah tindakan menjelaskan tuntutan ke atas perkhidmatan ataupun bekalan yang diberikan atau dibekalkan oleh pembekal yang dinyatakan melalui bil tuntutan atau invois pembekal.  Sistem bayaran pengurusan kewangan PTj diperlukan sebagai instrumen kawalan bagi mengelakkan penyelewengan dan penipuan dan sebagai alat pengesan perbelanjaan.  Bayaran boleh dibuat dalam berbagai-bagai cara iaitu:

1. Wang Tunai Panjar Wang Runcit (PWR)

2. Wang Peruntukan PTj

3. Waran Peruntukan Kecil

4. Jurnal Pelarasan

WARAN PERUNTUKAN

Waran peruntukan adalah dokumen bertulis yang menyatakan kebenaran melakukan perbelanjaan oleh PTj dalam maksud yang dinyatakan.  Dengan kata lain, waran adalah kebenaran bertulis bagi membelanjakan wang awam. Waran peruntukan akan luput pada 31 Disember tahun itu. Waran peruntukan bukan wang tunai dan tidak boleh dibawa ke tahun hadapan. 

PEMEGANG WARAN PERUNTUKAN

Pemegang waran pula bermaksud sesiapa sahaja yang diberi kuasa dan dinamakan dalam sesuatu waran bagi mengawal peruntukan yang dinyatakan dalam waran itu.  Dalam konteks PTj, pengetua adalah sebagai pemegang waran peruntukan terutama daripada segi mengendali buku vot, penyesuaian akaun bagi mengesahkan belanja, hasil dan amanah, membuat perolehan dan mengurus bayaran.

Mengikut  Surat Pekeliling Perbendaharaan Bi1. 2, 2001, pihak sekolah yang diberi taraf PTj, diberi tanggungjawab sepenuhnya untuk mengurus:

1. Penyediaan anggaran belanja mengurus tahunan.

2. Perbelanjaan dan pembayaran mengikut peruntukan yang telah diluluskan dan mengikut

   prosedur yang telah ditetapkan.

3. Simpanan rekod dan dokumen kewangan.

4. Bertanggungjawab dalam semua aktiviti kewangan dan perakaunan.

5. Bertanggungjawab terhadap audit.

BUKU VOT

Buku vot ialah rekod kewangan yang perlu disenggarakan meng­ikut kehendak Arahan Perbendaharaan 1995. Buku Vot mengandungi maklumat kewangan berhubung peruntukan tanggungan, perbelanjaan dan baki peruntukan. Tujuan buku vot ini diselenggarakan adalah bagi:

1. Mengawal dan memastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

2. Sebagai punca maklumat dalam menyediakan laporan-­laporan berkenaan dengan perbelanjaan,  

tanggungan dan baki tanggungan.

PERANAN PENGETUA

Sehubungan itu, pengetua sekolah yang memainkan  peranan sebagai pengurus kewangan sekolah harus memahami dan mematuhi semua prosedur kewangan di sekolah. Kewangan sekolah sebaiknya dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia serta dapat mewujudkan akauntabiliti di kalangan pengurus sekolah.  Menurut Hussein Mahmood (1993), pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan kewangan akan menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya.  Pengetua perlu menyelia segala kerja berkenaan kewangan sekolah yang dijalankan oleh staf sokongan dan guru-gurunya.  Ini kerana tanggungjawab sebenar dan terakhir dalam urusan kewangan terletak pada dirinya dan segala penyelewengan membawa padah kepada pengetua sendiri.

 

LEGALITI DAN AKAUNTABILITI

Dalam menjalankan tugas itu, pengetua berhadapan dengan dua prinsip utama iaitu, legaliti dan akauntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan sekolah perlu mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa dipikul oleh pengetua termasuk terima wang awam, simpanan wang awam, pengeluaran wang awam, bayaran wang awam dan per­akaunan wang awam.

Konsep akauntabiliti  mengikut Kamus Dewan Bahasa & Pustaka ialah memikul amanah, kecekapan dan keberkesanan tindakan, kewajipan memberi penjelasan dan keterangan dan menanggung akibat. Akauntabiliti dalam bentuk mudah bermakna satu kewajipan untuk menjawat kepada segala tanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. Matlamat akauntabiliti adalah mencapai satu kaedah kawalan yang berkesan bagi memastikan bahawa pengurusan wang awam adalah mengikut undang-undang dan peraturan yang di­tetapkan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1, 2002).

Menurut Ahmad Zaki Hussin (2001), akauntabiliti yang perlu dipikul oleh pengetua sebagai pegawai kanan kerajaan meliputi tiga aspek iaitu, kewangan, pengurusan dan program.  Akauntabiliti kewangan merujuk kepada akauntabiliti yang memberi jaminan bahawa akaun-akaun yang diselenggarakan dan diuruskan itu boleh dipercayai dan segala urusniaga di­jalankan dengan ikhlas dan teratur dan memenuhi per­aturan undang-undang yang berkuat kuasa.  Akauntabiliti pengurusan ialah akauntabiliti yang boleh mewujudkan kecekapan dalam pengurusan kewangan bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti sekolah dan meng­elakkan pembaziran.  Akauntabiliti program dikaitkan dengan keselarasan dasar sesebuah sekolah dalam mencapai matlamat yang ditetapkan; sesuatu perancangan itu menepati dan mencukupi; serta perancangan yang teliti telah dibuat dengan mengambil kira suasana dan keadaan setempat.

Menurut Sharil @ Chahril Marzuki (1994), pengetua sebagai pengurus kewangan bertanggungjawab me­mastikan tidak ada sebarang penyelewengan berlaku dalam pentadbiran kewangan di sekolah.  Pengetua perlu melengkapkan diri supaya memahami amalan keseluruhan aspek pentadbiran kewangan sekolah seperti perakaunan, perancangan, belanjawan, pemberian, perbelanjaan, pengurusan stok, penyelenggaraan buku tunai dan membuat tuntutan.  Pengetua tidak sepatutnya menyerah­kan sepenuhnya urusan kewangan sekolah kepada pembantu tadbir (kewangan) ataupun kepada guru yang dipilih khas bagi mengurus kewangan ini.

KESIMPULAN

Pentadbiran kewangan  sekolah berfungsi mencapai  matlamat kesejahteraan pembelajaran dan

pengajaran seperti yang digariskan oleh Kementerian Pelajaran.  Tanggungjawab pengetua

sebagai pegawai eksekutif di sekolah dalam melaksanakan dan mengendalikan kewangan

mengikut peraturan dengan baik, cekap dan bertanggungjawab adalah penting bagi mengelak

sebarang bentuk pembaziran dan penyalahgunaan wang.

Tahap pengurusan kewangan di sekolah perlu dipertingkatkan supaya mencapai kecemerlangan

yang diharapkan.  Dalam hal ini, dasar memberi taraf  PTj  kepada banyak sekolah di negara kita adalah satu langkah yang bijak.   Ia adalah penting bagi membolehkan hasrat Kementerian Pelajaran menjalankan program pendidikan dengan berkesan tercapai serta mendapat keyakinan daripada pihak ibu bapa tentang kewibawaan pengurusan kewangan  di sekolah-sekolah. Pengetua selaku pengurus kewangan sekolah perlu bijak dalam bidang pengurusan kewangan sekolah.  Kemahiran ini sangat penting kerana kewangan merupakan salah satu sumber yang perlu diurus dengan baik untuk mendapat hasil yang paling optimum.  Walaupun kerja-kerja perkeranian diserahkan kepada orang lain, pemantauan dan penelitian pada segala butiran adalah

tanggungjawab pengetua sendiri.  Segala dokumentasi kewangan sekolah hendaklah dibuat dengan betul dan  sebarang penyelewengan yang ada perlu dibetulkan supaya ia tidak menjejaskan usaha sekolah bagi meningkatkan mutu pendidikan.

Kementerian Pelajaran  bertanggungjawab memastikan perancangan kewangan yang berkesan  dan berkualiti  dilaksanakan  dengan jayanya melalui sistem  kawalan dan pemantauan yang berterusan.  Ini bertujuan mengelakkan sebarang kecuaian, ketidakmahiran, penyelewengan dan tidak menjejaskan usaha sekolah  meningkatkan mutu dan kualiti pendidikan negara.  Sokongan, bimbingan dan tunjuk ajar serta usaha berterusan bagi menambah baik sistem kewangan dan perakaunan daripada kementerian kepada  sekolah-sekolah  dapat menjamin kebaikan dan kesejahteraan  kepada warga sekolah dan masyarakat keseluruhannya.

 

 RUJUKAN

 

Abdullah Sani Yahaya.(2004). Mengurus Sekolah. Pahang: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Abdul Shukor Abdullah. (1998). Fokus Pengurusan Pendidikan.  Kuala Lumpur: Kementerian Pendidikan Malaysia.

Ahmad Zaki Hussin. (2001). Ke Arah Meningkatkan Akauntabiliti dan Integriti Pengurusan Kewangan Sektor Awam.  Buletin Kewangan Institut Tadbiran Awam Negara Malaysia (Intan). Jilid 4. Bil. 2001.

Arahan Perbendaharaan.  (1990).  Perintah-Perintah Am Arahan Perbendaharaan, Kuala Lumpur: International Law Book Servives

Hussein Mahmood. (1993). Kepimpinan dan Keberkesanan Sekolah.  Kuala  Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Jemaah Nazir Sekolah Persekutuan. (1991). Buku Panduan :Pengurusan Profesional. Kuala Lumpur: Kementerian Pendidikan Malaysia.

Kamaruddin Kachar. (1989) . Kepimpinan Profesional Dalam Pendidikan . Kuala Lumpur: Teks Publishing Sdn. Bhd.

Kementerian Kewangan Malaysia.  Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 2 Tahun 2001.

Kementerian Pendidikan Malaysia. (1994).  Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Kementerian Pendidikan Malaysia.  Surat Pekeliling Kewangan  (SPK) Bil. 3 Tahun 1995

Kementerian Pendidikan Malaysia. (2001).  Educational (Account and Audit) Rules 1962.             

Shahril @ Charil Marzuki. (1994). Pendidikan di Malaysia. Kuala Lumpur: Utusan Publication and Distribution Sdn. Bhd.

Shahril  @  Charil Marzuki. (2005).  Mengurus Kewangan Sekolah. Pahang:  PTS Profesional Publishing  Sdn. Bhd.

Undang-undang Malaysia  (2003), Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) & Peraturan-Peraturan Terpilih.  Kuala Lumpur:  International Law  Books Services.

Zaidatol Akmaliah Lope Pihie. (2001).  Pentadbiran Pendidikan.  Kuala Lumpur:  Fajar Bakti  Sdn. Bhd.